智能會務管理系統概述

信息化時(hour)代的(of)今天，企業經營和(and)管理趨于(At)信息化和(and)網絡化，加上(superior)國(country)内國(country)際企業的(of)快速發展、集團化的(of)步伐加快，預示着傳統的(of)會議室預定管理需要(want)改變。華威信息會議室預定系統可以(by)幫助企業規範化電子化管理會議室資源，提高了(Got it)會議室的(of)使用(use)率，節省會議組織者的(of)時(hour)間，使企業的(of)管理水平上(superior)一(one)個(indivual)台階。

簡要(want)功能概述：

1) 網上(superior)查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時(hour)何地(land)都可輕松實現。

2) 自動通知：在(exist)線預定或取消，通過郵件或内部系統自動通知相關人(people)員。

3) 圖表顯示：會議室的(of)空閑/被預定時(hour)段一(one)目了(Got it)然，對會議室資源了(Got it)如指掌，遠離沖突。

4) 智能的(of)系統接口：可與客戶現有的(of)辦公管理系統、門禁系統或其它信息系統進行無縫地(land)結合，使企業的(of)

   信息資源得到(arrive)統一(one)、充分的(of)共享與使用(use)。

5) 獨立發布各類信息：每個(indivual)會議室門口的(of)液晶屏，不(No)僅獨立顯示本會議室會議信息，更可獨立、自由發布

   企業其他(he)資訊，支持文字、圖片和(and)視頻等各種文本格式。

6) 會務服務管理：支持會前設備、服務預定以(by)及會議進程中的(of)服務呼叫等個(indivual)性功能。

 2、預訂系統

會議室預訂系統采用(use)B/S架構，通過浏覽器進行操作(do)；會議室預訂系統即可以(by)是(yes)一(one)個(indivual)獨立運行的(of)管理系統，又可以(by)嵌入到(arrive)公司原有的(of)OA系統中作(do)爲(for)一(one)個(indivual)模塊。

實現的(of)功能爲(for):維護會議室資源、查詢會議室預定信息、會議室預定/取消、會議室預定審批和(and)會議室使用(use)情況統計。

1）會議室預訂申請

首先，在(exist)申請預訂會議室時(hour)，可以(by)通過多種組合條件（如會議室大(big)小、所在(exist)位置、會議室資源等）篩選來(Come)精确定位目标會議室并查看會議室的(of)預定情況。系統采用(use)表格和(and)色塊來(Come)表示當前會議室的(of)預訂情況。點擊已預訂的(of)色塊，可查看預訂人(people)、預訂時(hour)間、會議主題等信息; 點擊某個(indivual)未預訂色塊，可直接進入該時(hour)段的(of)申請預訂頁面。可查詢本人(people)的(of)申請曆史信息，包括申請的(of)狀态、流程等對自己提交的(of)申請，可進行撤銷、修改操作(do)。會議室預訂既支持某個(indivual)時(hour)間點的(of)預訂，又支持将一(one)段時(hour)期内所有某個(indivual)特定時(hour)間點的(of)都預訂。

2）會議室審批

本系統如果集成在(exist)當前的(of)協同辦公系統中，具體方式與目前的(of)協同審批完全相同；如果是(yes)獨立于(At)協同辦公系統的(of)，則支持二級審批。預訂申請提交後，系統将自動匹配該會議室所對應的(of)審批級别并建立申請流程，流程審批完成後，系統将認定該申請已成功。

會議管理員可以(by)查看到(arrive)會議室預訂申請待審核列表，可修改該會議申請裏的(of)内容，如果不(No)允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發布會議”，發布後該會議進入已審核狀态，

如下圖：

3）會議室信息維護

維護各種會議資源和(and)會議類型，定義會議審批流程。維護經常列席會議的(of)外部單位/人(people)員。 會議資源可以(by)在(exist)預訂會議室時(hour)進行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應，用(use)戶預訂的(of)會議提交後，系統可根據會議類型自動發起相應。

4）會議郵件通知

如果系統爲(for)獨立運行的(of)方式，系統會集成Outlook的(of)郵件功能，采用(use)郵件通知（預定、修改、取消的(of)系統動作(do)都将以(by)郵件的(of)方式通知相關人(people)員）。

如果系統集成在(exist)協同辦公系統中，将采用(use)信息通知的(of)方式。系統根據會議開始時(hour)間和(and)設定的(of)提前提醒時(hour)間，進行提醒該會議參與人(people)員。

5）會議服務呼叫

爲(for)了(Got it)保證會議順利圓滿的(of)召開，以(by)及提高與會人(people)員的(of)滿意度，系統可以(by)采集和(and)顯示當前會議狀态，并可以(by)開放相關功能模塊給後勤服務人(people)員，使服務人(people)員能及時(hour)響應會議的(of)各種服務性需求。目前可以(by)提供的(of)會議狀态有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中。

6）查看和(and)處理會議相關事項

會議室申請預訂時(hour)可以(by)指定會議記錄人(people)作(do)會議紀要(want)并發送給所有與會人(people)員，可以(by)與門禁系統相連使系統自動記錄和(and)顯示會議簽到(arrive)情況。

7）會議室使用(use)情況統計

可統計個(indivual)人(people)的(of)申請曆史信息，可統計各種會議資源的(of)使用(use)情況和(and)各種會議類型的(of)分布情況。可以(by)根據客戶實際需求定制各種相關統計報表。

3、顯示系統

會議室顯示系統，作(do)爲(for)公司直接面向員工和(and)客戶的(of)一(one)面窗口，基本功能包括顯示、通知、監控等，具有向員工和(and)外界發布信息，引導與會人(people)員準時(hour)參與會議，通知服務人(people)員及時(hour)響應會議服務需求等基本功能。除此之外，顯示系統還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和(and)合并顯示等高級功能。

該子系統主要(want)由模闆設計器、信息發布引擎、顯示設備客戶端三部分組成。 

 模闆設計器 

一(one)個(indivual)“所見即所得”的(of)可視化模闆設計界面，能夠設計、定制豐富的(of)顯示信息。通過模闆設計器可以(by)定制各種信息顯示模闆。

 信息發布引擎

作(do)爲(for)整個(indivual)信息顯示系統的(of)核心，負責完成數據庫存取、顯示内容自動打包、數據庫信息後台維護、響應客戶端讀取請求等主要(want)功能。

 顯示客戶端 

主要(want)包括雲端計算機及液晶屏兩大(big)部分，爲(for)了(Got it)顯示需要(want)，雲終端在(exist)較高的(of)位置上(superior)安裝。顯示客戶端具有安全性高、能耗低、維護簡單、高可管理性、綜合運營成本低等多種優點。

1）會議室信息顯示

每個(indivual)會議門前的(of)液晶屏顯示當天會議室的(of)預訂情況；提示當前時(hour)間及會議室狀态；若當前會議室正在(exist)使用(use)，提示會議結束時(hour)間。無會議召開時(hour)，可播放企業圖片或視頻文件。

2）會議信息采集

該模塊主要(want)是(yes)在(exist)會議室内提供多個(indivual)開關，會議人(people)員可根據需要(want)改變開關狀态，例如：按下送水開關，要(want)求會務人(people)員送水；開關數量和(and)含義可自定義；開關的(of)狀态可與會議室控制系統關聯，例如：按下會議開始開關，表示會議已開始，在(exist)顯示屏幕上(superior)顯示“靜”圖片，提醒其他(he)人(people)員不(No)得喧嘩。

3）可定制各種顯示信息

系統具有一(one)個(indivual)“所見即所得”的(of)可視化模闆設計界面，能夠設計、定制豐富的(of)顯示信息。通過模闆設計器可以(by)定制會議預訂、企業文化、活動、宣傳等各種的(of)信息顯示模闆，從而提高顯示系統的(of)使用(use)效率。

4）可支持多種格式内容

用(use)戶可以(by)根據實際情況在(exist)顯示屏中獨立播放多種格式内容，實現了(Got it)格式和(and)内容多樣化，如圖像、文本、PPT、Flash、MPEG視頻等多種媒體形式，從而大(big)大(big)豐富了(Got it)顯示内容和(and)效果。

4、特點與優勢

1）規範化網絡化會議室管理

利用(use)先進的(of)網絡技術和(and)管理理念爲(for)企業搭建一(one)個(indivual)規範的(of)信息系統，将企業寶貴的(of)會議室資源統一(one)管理協調，提升企業管理效率與整體形象。

2）多模塊按需選擇

系統集成了(Got it)多種第三方技術模塊，客戶可以(by)根據自己的(of)實際需求自主選擇是(yes)否采用(use)這(this)些模塊，可以(by)減少不(No)必要(want)的(of)開支節約成本，做到(arrive)按需支付。

3）多系統無縫集成

可與企業現有的(of)協同辦公系統和(and)門禁系統等多種業務系統建立接口，實現無縫連接，保證各種現有業務系統良好運行和(and)協同工作(do)。

4）靈活性和(and)人(people)性化

顯示系統爲(for)快速适應發布信息的(of)内容變化、數據變化、格式變化提供了(Got it)有力保障。最終爲(for)客戶提供靈活、多樣、及時(hour)、準确的(of)信息發布及人(people)性化的(of)信息服務，支持業務的(of)随需應變、“零編程”的(of)維護能力、

動态可伸縮的(of)系統處理能力。

5）更安全和(and)更穩定

真正做到(arrive)集中管理，使管理員的(of)管理對象由包括所有客戶端設備的(of)整個(indivual)系統，集中到(arrive)服務器一(one)個(indivual)點，軟硬件升級、殺毒、應用(use)軟件安裝、用(use)戶帳戶管理等等，幾乎所有的(of)工作(do)都在(exist)服務器上(superior)進行，管理員隻要(want)維護好服務器即可，大(big)大(big)減輕維護工作(do)量。還可以(by)利用(use)服務器完善的(of)備份和(and)容錯機制,更可确保系統和(and)數據的(of)快速恢複。

6）低成本和(and)高環保

顯示系統采用(use)雲終端實現一(one)台主服務器讓幾十個(indivual)顯示器能獨立、同時(hour)操作(do)和(and)使用(use)，節省了(Got it)80%的(of)軟、硬件費用(use)。低硬件升級成本，雲終端無需升級，隻對服務器進行升級即可提高整個(indivual)系統性能。低維護成本，整個(indivual)系統實現服務器單點管理，顯示客戶端零維護。低運營成本，每台雲終端的(of)功耗隻是(yes)PC的(of)5%，耗電極低。

7）可定制開發個(indivual)性功能

本公司擁有強大(big)的(of)技術實力，以(by)及多年大(big)中型企業業務系統的(of)開發和(and)實施經驗，因此可爲(for)客戶根據企業實際情況量身定制開發各種業務需求。